امروزه هر کسب‌وکار و سازمانی که دارای کارمند بوده و به صورت رسمی فعالیت دارد، ملزم به بیمه کردن کارمندان و پرسنل خود است. برای همین منظور، لازم است تا هر کسب و کاری کد کارگاهی اختصاصی خود را دریافت کرده و براساس این کد، به صورت مستقل در سازمان بیمه تأمین اجتماعی شناخته شود. اما برای اخذ کد کارگاهی نیاز به چه مدارک و مراحلی است و اعداد این کد چه معنایی دارند؟ در این مقاله قصد داریم تا به صورت کامل به بررسی این موضوع بپردازیم.
کد کارگاهی چیست؟
به بیان ساده، کد کارگاهی یک عدد ۱۰ رقمی بوده که برای هر کارگاه، کسب‌وکار و سازمانی که دارای کارمند است، به صورت منحصربه‌فرد صادر می‌شود. 3 رقم اول از سمت چپ در هر کد کارگاهی نشان دهنده شعبه آن است. همچنین 3 رقم دوم آن نشان دهنده نوع فعالیت بوده و در نهایت 4 رقم آخر آن شماره پرونده را مشخص می‌کند.
همان‌طور که انتظار می‌رود، برای آغاز فعالیت رسمی و همچنین بیمه کردن کارمندان خود، نیازمند اخذ کد کارگاهی خواهید بود. در واقع دریافت این کد یکی از مهم‌ترین مواردی است که پس از ثبت شرکت باید نسبت به آن اقدام کنید. در حالت عمومی، مناسب‌ترین زمان برای مراجعه به بیمه تأمین اجتماعی و طی نمودن مراحل لازم برای دریافت کد کارگاهی، حدود ۱۵ روز پس از ثبت شرکت است. اما دریافت این که به چه شرایط و مدارکی نیازمند است؟ در ادامه به صورت مفصل به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت و شما را در این مسیر همراهی خواهیم کرد.
مدارک مورد نیاز برای اخذ کد کارگاهی
در صورتی که مراحل ثبت شرکت شما به پایان رسیده و آماده برای دریافت کد کارگاهی منحصربه‌فرد خود و آغاز فعالیت رسمی به همراه ارائه خدمات بیمه به کارمندان خود هستید، نیاز به تهیه مدارک آن خواهید داشت. لازم به ذکر است که دریافت این کد چه برای افراد حقیقی و چه برای افراد حقوقی امکان‌پذیر است. در هر یک از این روش‌ها نیاز به مدارک متفاوتی خواهید داشت که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.
مدارک مورد نیاز برای اخذ کد کارگاهی اشخاص حقوقی
در صورتی که در قالب یک شرکت و به صورت حقوقی نسبت به دریافت کد کارگاهی اقدام کنید، نیاز به مدارک زیر خواهید داشت:
- نامه معتبر اعلام تأسیس شرکت
- نسخه اصلی و تصویر روزنامه در مورد آگهی تأسیس شرکت و یا هرگونه تغییر انجام گرفته در آن ( ارائه روزنامه‌های رسمی و معتبر در اولویت خواهد بود)
- نسخه اصلی و همچنین تصویر اظهارنامه ثبت شرکت‌ها و یا موافقت اصولی آن
- نسخه اصلی و کپی تمام صفحات اساسنامه
- تصویر قبض تلفن مربوط به شرکت
- نسخه اصلی و کپی تصویر سند مالکیت ( و یا ارائه اجاره‌نامه ) محل شرکت
مدارک مورد نیاز برای اخذ کد کارگاهی اشخاص حقوقی
همان‌طور که گفتیم، اخذ کارت بازرگانی برای اشخاص حقیقی نیز میسر بوده و از این بابت مشکلی وجود نخواهد داشت. با این حال مدارک مورد نیاز در این روش اندکی با روش قبلی متفاوت است. برای این کار، نیاز به مدارک زیر خواهید داشت:
- نسخه اصلی و کپی پروانه کسب، بهره‌برداری، تولید و یا اجازه کار
- نسخه اصلی و کپی سند مالکیت، اجاره‌نامه، حقوق صنفی و همچنین سرقفلی مغازه یا کارگاه
- اصل و کپی شناسنامه متقاضی دریافت کد کارگاهی ( کارفرما )
- نسخه اصلی و کپی شناسنامه مالک
- در صورت وجود شریک، ارائه نسخه اصلی و کپی مدارک مربوط به شراکت و بهره‌برداری مورد نیاز خواهد بود.
- در صورتی که کارگاه فاقد جواز کسب باشد، ارائه مدارکی نظیر قبوض آب، تلفن و برق الزامی خواهد بود.
با در اختیار داشتن مدارک فوق، می‌توانید نسبت به اخذ کد کارگاهی برای واحد صنفی خود اقدام نموده و کارکنان خود را از خدمات بیمه تأمین اجتماعی بهره‌مند کنید. پس از آماده سازی این مدارک و اتمام مراحل مربوط به شناسایی و تأیید کارگاه و تعداد کارگران و کارمندان شاغل در آن، پرونده مورد نظر تشکیل خواهد شد و کد کارگاهی به شما اختصاص خواهد گرفت.
نکات مهم برای دریافت کد
تهیه مدارک و طی کردن روند اداری تعیین شده، اصلی‌ترین اقدامات برای دریافت کد کارگاهی خواهد بود. با این حال در این مورد باید به چند نکته مهم نیز توجه کنید که در این بخش به بررسی آنها می‌پردازیم. اولین نکته مهم، توجه به ارسال و به روزرسانی منظم لیست کارمندان و کارکنان سازمان یا کارگاه شما است. کارفرمایان موظفند تا در پایان هر ماه، لیستی از کارمندان و یا کارگران شاغل در واحد صنفی و شرکت خود را به سازمان تأمین اجتماعی ارائه کنند. این مورد بدون در نظر گرفتن ترتیب استخدام، نوع قرارداد و سایر عوامل موجود انجام می‌گیرد. این بخش اغلب مربوط به بخش حسابداری شرکت‌ها بوده و بهتر است مورد توجه واقع شود.
علاوه بر ارسال و به روزرسانی لیست، ارسال مدارک مورد نیاز در اولین زمانی است که قصد ارسال لیست بیمه را دارید. اگر برای اولین بار لیست بیمه خود را ارسال می‌کنید، لازم است تا نسخه اصل و کپی تصویر شناسنامه تمام کارمندان و کارگران واحد صنفی خود را به واحد نام‌نویسی بیمه شعبه مورد نظرتان ارائه کنید. این کار برای دریافت شماره بیمه کارکنان جهت استفاده از مزایا و خدمات بیمه الزامی است.
دریافت کد کارگاهی در سریع‌ترین زمان ممکن
با در تهیه مدارک درخواستی، قادر خواهید بود تا در سریع‌ترین زمان ممکن نسبت به اخذ کد کارگاهی خود اقدام کنید. به طور معمول حدود ۳۰ روز پس از طی شدن فرآیندهای لازم، این کد به آدرس ثبت شده کارگاه و شرکت شما ارسال خواهد شد و از آن پس می‌توانید به عنوان یک شرکت رسمی و فعال، تمام افراد شاغل در آن واحد صنفی را بیمه کنید.
در صورتی که برای دریافت کد کارگاهی و یا امور مرتبط با آن نیاز به مشاوره داشته باشید، متخصصان و کارشناسان ثبت حقیقت آماده ارائه تجربیات و خدمات خود به شما کاربران عزیز خواهند بود. برای این منظور، تنها کافی است از طریق شماره تماس 09925981632 با مهندس معماریان از ثبت حقیقت در تماس باشید. ما همواره آماده پاسخگویی به سوالات شما کاربران عزیز در خصوص مسائل حقوقی مرتبط با شرکت‌ها خواهیم بود.